atilio.se

När fraktkostnaden äter upp vinsten

Många småföretagare hamnar i samma sits: försäljningen går bra, kunderna är nöjda, men när månaden summeras är marginalerna betydligt smalare än väntat. Fraktkostnaderna har smugit sig in och ätit upp en stor del av vinsten. Det handlar sällan om några enstaka kronor utan om systematiska skillnader som bygger på dolda avgifter, otydliga avtal och en förhandlingsposition som inte räcker till när du bara skickar ett tiotal paket i veckan.

Det största problemet är ofta inte grundpriset i sig, utan alla tillägg som dyker upp på fakturan: bränsletillägg, ortstillägg, avgifter för hemleverans eller för att mottagaren inte var hemma. Många småföretag betalar också dubbelt upp för luft – bokstavligen talat. Ett litet paket i en stor kartong kan kosta dubbelt så mycket på grund av volymvikt, en regel som de flesta upptäcker först när fakturan kommer. Det finns en anledning till att de stora e-handlarna mäter och väger varenda kolli med precision innan det går iväg.

Den här artikeln är en praktisk guide för dig som vill sänka fraktkostnaderna steg för steg. Du behöver inte förhandla fram något eget sturavtal med PostNord eller DHL för att komma ner i pris. I stället handlar det om att förstå exakt hur prissättningen fungerar, vilka fällor du ska undvika och hur du kan utnyttja samlingsavtal genom en fraktaggregator som Sendify. Med rätt kunskap och lite smartare paketering kan du spara tusentals kronor varje månad – pengar som stannar kvar i företaget i stället for att försvinna ut i logistikkedjan.

Därför betalar du ofta för mycket idag

När du har en liten sändningsvolym saknar du helt enkelt förhandlingsstyrka gentemot de stora transportörerna. PostNord, DHL och övriga aktörer ger sina bästa priser till företag som skickar hundratals eller tusentals paket varje vecka. Försöker du som nystartad webshop komma överens om rabatter får du ofta höra att du först måste nå en viss volym – klassiska 22:an, eftersom det är just den volymen som avgör priset. En analys av PostNords avtalsstruktur visar hur stora plattformar kan få priser som är en tredjedel av vad ett fristående småföretag betalar för samma sträcka.

Utöver grundpriset tillkommer nästan alltid ett bränsletillägg. Det här tillägget baseras på rörliga index kopplade till oljepriset och justeras ofta varje månad. För flygtransporter använder många aktörer spotpriset för jetbränsle vid USA:s Gulfkust som referens, medan vägtransporter kan ha egna formler. Tillägget läggs på som en procentandel av fraktpriset, och det kan variera kraftigt beroende på hur världsmarknaden ser ut. Under perioder med hög oljepris eller geopolitisk oro kan bränsletillägget ensamt stå för 15–25 procent av totalkostnaden. Problemet är att many småföretag inte förstår hur tillägget räknas ut och därför missar möjligheten att planera för variationerna.

Andra vanliga tillägg som driver upp kostnaden är ortstillägg för avlägsna områden, avgifter för leverans till privatadress i stället för företag, och extra kostnader för ombokning om mottagaren inte är hemma. Det finns också risken att hamna i händerna på oseriösa aktörer. Svensk Handels Varningslista listar företag som skickar ut falska fakturor eller kräver orimliga belopp för tjänster som aldrig levererats. Det är viktigt att kontrollera att bolaget du tecknar avtal med verkligen levererar det som utlovas, och att du förstår exakt vilka avgifter som kan tillkomma utöver det pris du ser vid bokningstillfället.

• Små volymer ger svag förhandlingsposition och högre priser per paket
• Bränsletillägg kan variera kraftigt mellan månader och transportslag
• Ortstillägg och avgifter för hemleverans tillkommer ofta utan förvarning
• Oseriösa aktörer och fakturaskojare finns på marknaden – kontrollera alltid avtalsvillkoren

Så pressar du priset med en fraktplattform

Att förhandla ett eget fraktavtal med PostNord, DHL eller Bring kräver normalt att du kan garantera stora volymer. Men det finns ett alternativ: att gå via en fraktaggregator. En aggregator samlar ihop sändningar från many olika småföretag och använder den totala volymen för att förhandla fram rabatterade priser hos transportörerna. Du får då tillgång till samma rabattnivåer som stora e-handlare, utan att själv behöva skicka tusentals paket i månaden. Det här är en grundläggande skillnad som kan spara dig 20–40 procent på varje sändning.

Genom att skapa ett konto hos en sådan plattform får du direkt tillgång till förhandlade priser hos flera transportörer utan att behöva låsa upp dig i långa avtal. Du jämför i realtid vad det kostar att skicka ditt paket med olika tjänster – kanske PostNord Economy, DHL Express eller Bring Parcels – och väljer det alternativ som passar bäst utifrån pris och leveranstid. Det här beslutet sker i bokningsögonblicket, vilket ger dig flexibilitet att anpassa valet efter kundens behov och din egen budget.

En annan fördel med en plattform är att du slipper hantera flera olika avtal, fakturor och kundtjänster. Allt samlas på ett ställe, och du får en överblick över alla dina sändningar. Många aggregatorer erbjuder också verktyg för etikettutskrift, spårning och automatisk uppdatering av kunder via e-post eller SMS. Det här sparar tid och minskar risken för misstag, vilket i sin tur leder till färre reklamationer och nöjdare kunder.

När lönar det sig att byta från manuell bokning till ett system? Om du skickar mer än fem paket i veckan brukar besparingen i både tid och pengar väga upp för eventuella uppstartskostnader. Många plattformar tar ingen fast månadsavgift utan tjänar pengar genom en liten marginal på varje sändning. Det betyder att du inte betalar något om du inte skickar, vilket passar perfekt för säsongsbetonade verksamheter eller nystartade webshoppar som fortfarande bygger upp sin kundbas.

Alternativ	Fördelar	Nackdelar
Eget avtal med transportör	Full kontroll, eventuellt bättre pris vid stora volymer	Kräver stor volym, lång bindningstid, svårt att byta
Fraktaggregator	Rabatterade priser direkt, flexibilitet, ingen bindningstid	Liten marginal till plattformen, ingen personlig kontakt med transportör
Betala styckpris vid utlämningsställe	Ingen administration, fungerar för enstaka paket	Mycket dyrare, ingen spårning, ingen professionell prisbild

Sanningen om volymvikt och hur du räknar

Fraktdragande vikt är den vikt som transportören använder för att beräkna priset. Den definieras alltid som det högsta värdet av antingen den verkliga vikten eller volymvikten. Volymvikten är un sätt att ta betalt för det utrymme paketet upptar i transportmedlet, eftersom ett stort men lätt paket tar lika mycket plats som ett tungt men kompakt paket. Den här regeln gäller över hela branschen och kan få dramatiska effekter på din kostnad om du inte har koll på måtten.

Den klassiska fällan är att packa en liten, lätt vara i en stor kartong som ligger och skvalpar. Tänk dig att du skickar ett par örhängen som väger 50 gram. Om du stoppar dem i en kartong på 30 x 30 x 20 cm utan att tänka på volymvikten, kommer transportören att räkna om måtten till en vikt som kan bli 3–4 kilo, beroende på vilken omräkningsfaktor som gäller. Plötsligt betalar du för ett paket på flera kilo i stället för några gram, och fraktkostnaden blir tio gånger högre än nödvändigt.

So här räknar du ut volymvikten steg för steg:

1. Mät paketets längd, bredd och höjd i centimeter när det är färdigpackat. Använd de yttre måtten, inklusive eventuella utskjutande delar.
2. Multiplicera längd x bredd x höjd för att få volymen i kubikcentimeter (cm³).
3. Dela resultatet med omräkningsfaktorn som gäller för din transportör och tjänst. För vägtransport inom Sverige är 5000 vanligt, för flyg används ofta 5000 eller 6000 beroende på rutter.
4. Jämför den uträknade volymvikten med paketets verkliga vikt. Det högsta värdet blir den fraktdragande vikten som priset baseras på.

Ett exempel: Ett paket som mäter 40 x 30 x 25 cm och väger 2 kg. Volymen blir 40 x 30 x 25 = 30 000 cm³. Dela med 5000 så får du 6 kg i volymvikt. Transportören kommer då att debitera dig för 6 kg, inte 2 kg. Väljer du i stället en kartong på 30 x 20 x 15 cm blir volymen 9 000 cm³, vilket ger en volymvikt på 1,8 kg. Eftersom den verkliga vikten är 2 kg blir fraktdragande vikt 2 kg – en besparing på 4 kg i debiteringsunderlag, vilket kan innebära att priset nästan halveras.

Räkneexempel från verkligheten

För att göra det här konkret, låt oss titta på ett vanligt scenario: Du ska skicka ett paket på 2 kg från Stockholm till Malmö. Paketet innehåller kläder och mäter 35 x 25 x 15 cm när det är välpackat. Volymvikten blir (35 x 25 x 15) / 5000 = 2,6 kg, så fraktdragande vikt blir 2,6 kg. Nu jämför vi vad det kostar med olika tjänster och transportörer.

Med en ekonomitjänst som PostNord MyPack kan priset ligga runt 65–80 kronor beroende på ditt avtal. Väljer du DHL Express för leverans nästa dag hamnar du på 150–200 kronor för samma sträcka. Gör du i stället en drop-off, det vill säga att du själv lämnar paketet på ett utlämningsställe i stället för att beställa upphämtning, kan du ofta spara ytterligare 15–30 kronor. Den totala prisskilnaden mellan ett dyrt expressalternativ med upphämtning och en billig ekonomilösning med drop-off kan alltså bli 100 kronor eller mer per paket – skillnader som snabbt summeras om du skickar tio paket i veckan.

Tjänst	Pris (ca)	Leveranstid	Upphämtning
PostNord MyPack Economy (drop-off)	65–75 kr	2–4 arbetsdagar	Nej, du lämnar själv
PostNord MyPack (upphämtning)	80–95 kr	2–4 arbetsdagar	Ja
DHL Express (upphämtning)	150–200 kr	1 arbetsdag	Ja
Bring Parcels Economy	70–85 kr	2–3 arbetsdagar	Valfritt mot tillägg

Praktiska tips för smartare paketering

Det absolut viktigaste steget för att undvika överraskningar på fakturan är att mäta och väga paketet exakt efter det är färdigpackat. Använd en digital våg och ett måttband, och skriv ner längd, bredd och höjd i centimeter. Många småföretag gissar på måtten eller utgår från kartongens storlek innan den packats, men den verkliga volymen kan skilja sig en hel del om du exempelvis tejpar igen flikar som sticker ut eller trycker ihop mjuka material. Räkna alltid ut volymvikten innan du bokar och jämför med verklig vikt så att du vet vilken siffra du kommer att debiteras för.

När det gäller att minska paketets storlek utan att tumma på skyddet finns det några enkla knep. Välj kartonger som är anpassade efter produktens faktiska mått, inte standardstorlekar som är för stora. Fyll ut tomrum med lättviktiga fyllnadsmaterial som återvunnet papper eller bubbelplast, men överdriv inte – ett paket som är tätt packat med luft väger lite men får ändå hög volymvikt. Om du skickar mjuka varor som textilier kan du ibland använda en plastpåse i stället för kartong, vilket både sparar vikt och volym. Kom ihåg att etiketten ska sitta plant på en rak yta så att streckkoden kan läsas av automatiskt. Felaktig etikettering leder till manuell hantering och extra avgifter på 20–50 kronor per paket.

Tänk också på att planera inför högtider och semestrar. Under jul, påsk och sommaren minskar transportkapaciteten eftersom färre turer går och sorteringsterminalerna kan vara delvis stängda. Om du väntar till sista minuten innan jul riskerar du både förseningar och högre priser på grund av kapacitetsbrist. Boka helst dina sändningar i god tid och kontrollera att både du och mottagaren har öppet under den period då paketet ska hämtas och levereras. En missad upphämtning eller leverans kostar inte bara tid utan ofta också extra avgifter när transportören måste göra ett nytt försök.

• Mät och väg paketet exakt efter att det packats klart, inte innan
• Välj kartonger som passar produktens storlek, inte bara vad som finns till hands
• Placera etiketten plant och synligt för att undvika manuell hantering
• Boka sändningar i god tid inför högtider och semestrar då kapaciteten minskar
• Använd lätta fyllnadsmaterial men stoppa inte paketet fullt med luft

Gör rätt val redan vid nästa sändning

Att sänka fraktkostnaderna handlar om att göra smarta val vid varje steg: jämför priser mellan transportörer och tjänster i realtid, mät och väg paketet noggrant för att undvika onödiga volymviktsavgifter, och packa smart så att varje centimeter utnyttjas utan att ge avkall på skyddet. De småföretag som lyckas bäst är de som ser frakten som en strategisk del av affären, inte bara en kostnad som ska betalas utan att tänka efter. Med rätt verktyg och kunskap kan du ofta spara 30–50 procent på varje sändning jämfört med att bara välja det första alternativet du stöter på.

Se över ditt nuvarande fraktavtal eller din nuvarande rutin för pakethantering. Finns det dolda avgifter du inte har räknat med? Kan du byta till en fraktaggregator för att få bättre priser utan att binda upp dig långsiktigt? Testa att räkna ut volymvikten för några av dina vanligaste paket och se om du kan optimera storleken på kartongerna. Här är en kort checklista att gå igenom innan nästa sändning:

• Jämför pris och leveranstid för minst två olika transportörer
• Räkna ut både verklig vikt och volymvikt, använd det högsta värdet
• Välj rätt kartongens storlek och fyll ut tomrum utan att öka volymen i onödan
• Kontrollera att etiketten sitter rätt och att avsändare och mottagare är tydligt angivna
• Boka i god tid, särskilt inför högtider eller om mottagaren är svåråtkomlig

2026-02-05